Zásady spracúvania osobných údajov

ZÁSADY SPRACÚVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV

Stillwood, s.r.o.

(ďalej len ,,zásady“)

1. INFORMÁCIE O Stillwood, s.r.o.

Spoločnosti Stillwood, s.r.o., IČO: 48 146 765, so sídlom Veterná 6554/19, 917 01 Trnava, zapísanej v obchodnom registri Okresného súdu Trnava, Odd.:Sro, Vl.č.: 3587/T (ďalej len ,,Stillwood“) poskytuje toto oznámenie o podmienkach spracúvania osobných údajov týkajúcich sa našich súčasných, bývalých alebo potenciálnych predajcov, zákazníkov, dodávateľov a ďalších obchodných partnerov (spoločne "obchodní partneri") a zamestnancov našich obchodných partnerov.

Rozsah pôsobnosti:
Toto upozornenie sa vzťahuje na vás, ak ste

• Obchodný partner Stillwoodu ako jednotlivec (napr. konzultant alebo podnikateľ) alebo

• zamestnanec obchodného partnera, ktorý spolupracuje so spoločnosťou Stillwood v mene tohto obchodného partner

Stillwood pôsobí pri spracovaní osobných údajov ako správca a určuje tak, za akým účelom a akými prostriedkami bude dochádzať k spracúvaniu osobných údajov.

2. AKÉ ÚDAJE SPRACOVÁVÁME?

Stillwood spracováva tieto kategórie osobných údajov o vás, ktoré získala od vás alebo od oprávnených tretích strán (napr. od vášho dozorného orgánu, verejných orgánov alebo verejných zdrojov,

• prostredníctvom webových stránok Stillwood s.r.o., (stillwood.sk a stillwood-eshop.sk)

• priamo zaslaním na emailové adresy (stillwood@stillwood.sk, podlahy@stillwood.sk)

• osobne na predajni alebo telefonicky

(ďalej spoločne len „obchodní partneri“).

Osobné údaje týkajúce sa obchodných partnerov (jednotlivcov alebo zamestnancov):

• Meno

• Meno zamestnávateľa

• Obchodné kontaktné údaje (e-mail, adresa, telefón a mobilný telefón)

• Obsah komunikácie a interakcie (napríklad e-mail alebo obchodné listy)

• Názov pozície

• Informácie o platbe a/alebo fakturačných údajoch

• Preferencie marketingu/informačného bulletinu a vaše interakčné správanie s marketingovými aktivitami

Stillwood nezhromažďuje a ani nespracováva žiadne citlivé osobné údaje svojich partnerov, uvedené v príslušných ustanoveniach zákona č.18/2018 Z.z. O ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v platnom znení a Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady EÚ č. 2016/679 (ďalej len ,,nariadenie GDPR“).

3. PRE AKÉ ÚČELY ÚDAJE SPRACOVÁVAME?

Vaše osobné údaje sa spracúvajú na účely systému Plnenie zmluvného vzťahu s obchodným partnerom (vrátane plnenia zmluvných záväzkov, od zaevidovania objednávky, jej spracovanie, faktúr, komunikácie a právnych činností a činností týkajúcich sa súladu)

• (priame) marketingové činnosti

• Zdokonalenia riadenia a správy našich obchodných partnerov

• zlepšenia ponuky produktov a služieb o produktoch a/alebo činnosti zamerané na dodržiavanie predpisov, bezpečnosť a predchádzanie podvodom

Spoločnosť Stillwood sa pri takýchto spracovateľských činnostiach spolieha na tieto právne základy:

• Vykonávanie zmluvného vzťahu s obchodným partnerom;

• Legitímny záujem Stillwoodu, alebo iných tretích strán (napríklad vládnych orgánov alebo súdov). Legitímnym záujmom by mohlo byť na využívanie informácií na priame marketingové činnosti, predchádzanie podvodom alebo zneužívaniu IT systémov, fyzická bezpečnosť, BEZPEČNOSŤ IT a siete, interné vyšetrovania, posilnenie správy a správy obchodných partnerov Stillwoodu, zlepšenie našich produktov a služieb

• dodržiavanie právnych povinností;

• súhlas, ak sa neuplatňujú vyššie uvedené právne základy.

Poskytovanie osobných údajov je potrebné na uvedené účely. Ak neposkytnete osobné údaje, môže dôjsť k oneskoreniu alebo nemožnosti procesu správy a správy obchodných partnerov

4. KTO MÁ PRÍSTUP K ÚDAJOM?

Akýkoľvek prístup k vašim osobným údajom je obmedzený na osoby, ktoré potrebujú vedieť tieto údaje, aby mohli plniť svoje pracovné povinnosti, a na spracovateľov údajov, ako je uvedené nižšie.

• V potrebnom rozsahu môže spoločnosť Stillwood zdieľať vaše osobné údaje na interné administratívne a marketingové, prepravné a logistické účely

• Spoločnosť Stillwood môže zapojiť poskytovateľov služieb tretích strán, ktorí konajú ako spracovatelia, s cieľom poskytovať IT, marketingové služby a inú administratívnu podporu (napr. poskytovateľov služieb, ktorí poskytujú podporu pre platené účty alebo podporu pri hosťovaní a údržbe IT).

• Prepravné a logistické služby

Títo poskytovatelia služieb pôsobia ako spracovatelia údajov spoločnosti Stillwood a konajú podľa tých istých pokynov.; môžu mať prístup k vašim osobným údajom v rozsahu potrebnomna poskytovanie takýchto služieb a v súlade s platnými nariadeniami o ochrane údajov v zmysle príslušných ustanovení zákona č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v platnom znení a nariadenia GDPR.

5. AKO DLHO ÚDAJE SPRACOVÁVAME?

Vaše osobné údaje uchováva Stillwood a/alebo naši poskytovatelia služieb v rozsahu potrebnom na plnenie našich povinností a na čas potrebný na dosiahnutie účelov, na ktoré sa informácie zhromažďujú, v súlade s platnými zákonmi o ochrane údajov. Ak spoločnosť Stillwood už nepotrebuje používať vaše osobné údaje na splnenie zmluvných alebo zákonných povinností, odstránime ich z našich systémov a záznamov a/alebo podnikneme kroky na ich pseudoanonymizáciu/anonymizáciu, aby ste ich už nemohli identifikovať pokiaľ nebudeme musieť uchovávať vašeosobné údaje, aby sme splnili zákonné alebo regulačné povinnosti, ktorým podlieha Stillwood, napr. zákonné doby uchovávania. (musí spracovávať osobné údaje zákazníkov z evidencie objednávok po dobu 6 rok, z dôvodu možnej finančnej kontroly po dobu 10 rokov).

Spoločnosť Stillwood sa v kontexte svojich obchodných partnerov neangažuje v automatizovanom rozhodovaní.

6. AKÉ SÚ VAŠE PRÁVA?

V súvislosti so spracovaním osobných údajov sa obchodný partneri môžu obrátiť na Stillwood a požadovať:

• Informácie ohľadom osobných údajov, ktoré Stillwood spracováva, o účele a povahe spracúvania osobných údajov, vrátane informácie o prípadných príjemcoch osobných údajov mimo Stillwoodu. Všeobecné informácie o činnostiach spracovania osobných údajov sú obsiahnuté v týchto podmienkach.

• Prístup k údajom, ktoré zákazníci poskytli Stillwoodu pri vytvorení objednávky. V prípade uplatnenia tohto práva Stillwood obchodným partnerom potvrdí, či a aké konkrétne osobné údaje sú spracovávané a prípadne budú zákazníkom tieto údaje sprístupnené spolu s informáciami o ich spracovaní.

• Opravu, zmenu a doplnenie osobných údajov, ak sú akokoľvek nepresné alebo neúplné, alebo vymazanie akýchkoľvek informácií o vás, ktoré sú nepresné a tiež môžete požiadať o vznesenie námietky proti spracovaniu osobných údajov, ktoré sa vás týkajú, alebo o to, aby Stillwood odovzdal údaje, ktoré zhromaždila, inej organizácii alebo priamo k vám.

Vysvetlenie a odstránenie nevyhovujúceho stavu (napr. blokáciu, opravu, doplnenie alebo likvidáciu osobných údajov), ak sa zákazníci domnievajú, že Stillwood spracováva ich osobné údaje v rozpore s ochranou ich osobného a súkromného života alebo v rozpore s právnymi predpismi.

• Výmaz osobných údajov (tzv. právo byť zabudnutý) alebo ich obmedzené spracovanie, ak už nie sú potrebné na uvedené účely, alebo ak už Stillwood nemá zákonný dôvod osobné údaje spracovávať, vrátane prípadov, keď s ich ďalším spracovaním zákazníci nesúhlasia. V rámci splnenia uvedených podmienok Stillwood osobné údaje zákazníkov úplne alebo čiastočne zlikviduje.

• Prenesenie automatizovane spracovávaných osobných údajov získaných na základe súhlasu zákazíka od Stillwoodu k inému subjektu, kedy Stillwood odovzdá osobné údaje zákazníka v bežne používanom formáte zákazníkovi alebo inému správcovi podľa želania zákazníka.

Zákazníci Stillwoodu majú možnosť obrátiť sa v prípade porušenia povinností zo strany Stillwoodu so sťažnosťou na Úrad na ochranu osobných údajov.

7. BEZPEČNOSŤ

Stillwood dbá na bezpečnosť osobných údajov svojich zákazníkov. Nakladanie s osobnými údajmi prebieha plne v súlade s platnými právnymi predpismi, vrátane nariadenia GDPR. Stillwood kladie pri spracovaní osobných údajov veľký dôraz na technické aj organizačné zabezpečenie spracúvaných údajov.

Všetky osobné údaje v elektronickej forme sú uložené v databázach a systémoch, ku ktorým majú prístup iba osoby, ktoré potrebujú s osobnými údajmi bezprostredne nakladať na účely uvedené v týchto pravidlách, a to len v nevyhnutnom rozsahu. Prístup k týmto osobným údajom je chránený heslom a firewallom. Zabezpečenie osobných údajov je zo strany Stillwood pravidelne testované a ochranu priebežne vylepšujeme.

8. KONTAKT

S akýmikoľvek pripomienkami ohľadne spracovania osobných údajov, alebo v prípade uplatnenie svojich práv sa môžu zákazníci obrátiť na kontaktnú e-mailovú adresu Stillwoodu: stillwood@stillwood.sk alebo na
tel.č.: +421948630715.

9. ÚČINNOSŤ

Tieto zásady sú účinné od apríla 2022.